Комплектация дизайн-проектов на аутсорсе: за и против. - Дизайн интерьера

Комплектация в дизайне интерьера – неотъемлемый этап воплощения дизайнерского замысла в жизнь. После составления дизайн-проекта и оформления технической документации нужно укомплектовать квартиру всем необходимым, начиная от розеток и плинтусов и заканчивая бытовой техникой и мебелью на заказ. Кто должен заниматься данным вопросом в студии дизайна и можно ли делегировать этот этап сторонней компании – разберемся в этой статье.
Для начала рассмотрим, что же такое сама по себе услуга комплектации. Это сопровождение клиента при закупках товара и оборудования, маркетинговые исследования по выбору лучших условий и сервиса и доставка товара на объект. Комплектация предоставляется, чтобы обеспечить клиенту лучшее качество, сервис, цену (за счет специальных дизайнерских условий), а также оказать помощь в выборе заказных позиций.
В саму услугу входит множество задач:
• Расчеты необходимого количества материалов и оборудования;
• Поиск материалов, сантехники, мебели, инженерных конструкций;
• Проверка наличия, сроков и условий поставки материалов и оборудования у конкретных поставщиков;
• Выбор производителей индивидуальных позиций, выбор поставщиков, организация тендеров, сравнение цен;
• Контроль за производимыми закупками, сверка и утверждение формы деталей и цветов;
• Консультирование поставщиков по размерам, связь с автором проекта, сопровождение и консультации при выборе позиций и заказе;
• Сопровождение при составлении договоров, согласование условий поставок;
• Участие на приемке на объекте, выявление бракованных позиций, работа с рекламациями;
• Замена снятых с производства позиций без нарушения идеи дизайна;
• Выезд с клиентом в офис или шоу-рум для выбора заказных позиций, консультирование.
Согласитесь, внушительный список. Этот трудоемкий процесс дизайнер может вести самостоятельно, наняв в штат профессионального сотрудника или делегировать профессиональному бюро комплектации, работающему на аутсорсе.
Если с первыми двумя форматами все понятно, то делегирование такого большого объема задач, да еще с неотъемлемой творческой составляющей и участием автора проекта, вызывает множество сомнений. Мы попросили нескольких дизайнеров и руководителя бюро комплектации рассказать о преимуществах и недостатках подобного формата.
Вадим Жоров, руководитель бюро комплектации Zhorov: «Пожалуй, главное преимущество, когда дизайнер, передавая комплектацию на аутсорс, поручает профильной компании выполнить весь объем задач по комплектации, это высвободившееся время на новые проекты, ведь, как мы видим, данный процесс занимает огромное количество времени. У дизайнеров отпадает необходимость посещать многочисленные салоны мебели и отделочных материалов, искать проверенных поставщиков, регулярно заниматься приемкой материалов на объекте, контролировать поставки. Этот большой объем работы переходит к узкопрофильным специалистам».
Также среди преимуществ Вадим отмечает работу с проверенными поставщиками, ведь комплектаторы аутсорсинговых компаний имеют наработанную и проверенную базу, готовы предложить несколько вариантов для одной и той же позиции в разных ценовых сегментах.
Еще один плюс – финансовая выгода. Аутсорсинговая компания экономит бюджет клиента за счет скидок, которые предоставляют поставщики для фирм по комплектации. В дизайн-студиях размер скидки зачастую меньше, чем у подобного бюро.
Также в случае аутсорсинга комплектации в дизайн-студии отпадает необходимость искать персонал, а, это значит, что никаких дополнительных затрат на трудоустройство студия не несет.
Частный дизайнер интерьеров Надежда Лашку, которая работает в формате бутикового подхода к проектам, считает, что делегирование комплектации – функция интересная, но к ее формату работы не подходящая. «У меня большой опыт работы и наработанная с база поставщиков, с которыми мы ведем сотрудничество уже 10-15 лет, поэтому комплектацией я занимаюсь полностью сама и не готова отдавать ее на аутсорс. По моему мнению, в компаниях по комплектации все поставлено «на поток», и, к сожалению, обратившись пару раз в такие агентства, я получила негативный опыт. Я же, как частный и независимый дизайнер, более свободна в выборе подрядчиков под проект, что позволяет мне быстро производить замены. Более того, я, как автор проекта, более гибкая в плане замен, и оперативно могу найти варианты, которые не исказят художественную идею. В случае согласования с компанией по комплектации этот процесс может затянуться».
Надежда уверена, что 100% контроль и рука на пульсе в рамках реализации проекта, важнее времени, которое высвобождает компания по комплектации.
«Еще один важный момент – это репутационные риски», - говорит Надежда Лашку. «Заказчик доверяет моему выбору и, получая рекомендации от меня, знает, что я проверила работу с партнером несколько раз и точно смогу дать гарантии в их надежности. В случае работы с аутсорсинговой компанией я таких гарантий дать не могу, ведь в их пуле множество подрядчиков, с которыми я даже не знакома».
Еще один формат работы с комплектатором – сотрудник в штате. Михаил Грачев, дизайнер и руководитель студии Style Home выбрал для себя именно такую схему работы: «У нас большая студия с несколькими десятками проектов одновременно, которые мы ведем под ключ вместе с реализацией, поэтому для нас важен процесс полной вовлеченности сотрудника в проекты компании, постоянная коммуникация комплектатора с менеджерами проектов, дизайнерами и прорабами. Сделать это на аутсорсе просто невозможно. Попробовав разные форматы работы, когда дизайнеры проектов занимаются комплектацией самостоятельно, а также поработав со сторонней компанией, я пришел к выводу, что в моем случае, сотрудники в штате – оптимальный вариант. Да, на нас ложится ответственность в рамках трудоустройства и увольнения сотрудников, но в рамках работы крупной студии дизайна это не так критично. Более того, работа всех сотрудников ведется в CRM-системе с четкими регламентами, что позволяет оперативно взять проект в работу в случае, если комплектатор уйдет в отпуск, заболеет или уволится».
Вадим Жоров признается, что в работе аутсорсинговой компании есть и риски, к которым должны быть готовы дизайнеры: «К сожалению, дизайнер может столкнуться с недобросовестной организацией, которая будет срывать сроки и нарушать другие пункты договора. Поэтому при выборе аутсорсинговой компании важно тщательно ознакомиться с портфолио фирмы и отзывами клиентов. А в договоре необходимо прописать ответственность обеих сторон за несоблюдение условий».
Еще один страх, из-за которого дизайнеры отказываются от сотрудничества с компаниями по комплектации – это несоответствие дизайн-проекту. «Подобранные комплектатором материалы и предметы мебели могут не соответствовать представлениям и задумке дизайнера. Для того, чтобы начинка интерьера 100% совпала с дизайн-проектом, дизайнеру необходимо согласовывать всю документацию, подписывать чертежи и сметы, а также постоянно поддерживать коммуникацию с комплектатором» - говорит Вадим.
Таким образом, мы видим, что аутсорсинг комплектации – это удачный инструмент повышения эффективности работы дизайнера, позволяющий направить время и ресурсы на выполнения первостепенных задач в то время, как комплектацией займутся опытные профильные специалисты.
Однако такая система подойдет не всем, например при большом потоке заказов сотрудник требуется в штат, а при бутиковом подходе работа ведется тет-а-тет с клиентом. В любом случае, как мы видим, дизайнеры готовы совмещать разные форматы комплектации, отдавая одни проекты на аутсорс, а другие комплектуя самостоятельно. Для принятия верного решения важно взвесить «за» и «против», оценив преимущества подходов лично для своего формата работы.