Новое для учета в строительстве - Составление договоров

Исполнительная документация в строительстве

Качественное производство работ, своевременная сдача объекта – основные задачи современного строительства. Однако, помимо основных работ, строители сталкиваются с необходимостью соблюдения всех норм при подготовке и сдаче необходимой документации по проекту. Безусловно, это неосновная, но важная задача, поскольку документация регулирует множество взаимоотношений между участниками строительства, государственными органами, подтверждает факт выполнения строительных работ.
Исполнительная документация, регламентирующая работу внутри строительного процесса, затрагивает всех: и генподрядчиков, и подрядчиков строительства. На сегодняшний день, «бумажная» работа является проблемным местом для строителей. Зачастую на некоторых стройках мы видим следующие ситуации. Акты скрытых работ на объекте подписываются постфактум, общий журнал работ не является основой для актов на освидетельствование скрытых работ и заполняется позже, бумажная документация теряется, при заполнении актов допускаются ошибки, что приводит к многократным исправлениям.
Нужно много времени, сил сотрудников, чтобы соблюсти все нормы и разобраться в бумажном бардаке, ведь это довольно ресурсоемкий процесс. Концентрация сил происходит не на производстве работ – основной задаче строительства – а на второстепенной «бумажной» работе.
Одно из решений видится в повышении квалификации кадров. Это не простая задача, ведь на стройке с документацией приходится работать бывшим прорабам, которым приходится заниматься тем, чему их, грубо говоря, не учили.
Рутинную работу с исполнительной документацией можно упростить, автоматизировав эти процессы, используя современные разработки, которые начали активно использоваться в различных сферах бизнеса, в том числе и в строительной отрасли. И если вопрос с образованием, подготовкой кадров кажется глобальным и затратным, требующим привлечения различных ресурсов, то автоматизация работы с документацией – это решение, которое может начать работать уже сегодня.
Строительные компания начали использовать специализированный интернет-сервис OVERBOSS, который позволяет автоматизировать формирование актов освидетельствования скрытых работ, реестров актов и сертификатов. Чтобы сформировать акт в системе необходимо знать, когда и какие работы проводились на объекте, какие материалы использовались при производстве работ. Для этого в OVERBOSS ведется Журнал входного контроля (раздел «Материалы») и Общий журнал работ (раздел «Журнал работ»). Данные из бумажных журналов дублируются в систему, что позволяет сократить время на подготовку актов в 4 раза. Электронные журналы оценили и те, кто попадал в форс-мажорные ситуации с оригиналами документов и тратил большое количество времени на восстановление всей информации.
Процесс заполнения прост и понятен любому человеку, имеющему базовый уровень владения ПК. Уже на этом этапе работа автоматизируется, пользователь выбирает часть информации из списков (Шифр проекта, Нормативные документы, Материалы).
Таким образом, информация, которая от раза к разу дублируется при заполнении актов на скрытые работы вручную, зачастую с ошибками и опечатками, в систему OVERBOSS вносится один раз.
Кроме того, в системе можно отмечать наличие или отсутствие сертификатов на материалы, следить за их поступлением, сканировать и прикреплять к актам.
Ведение электронных журналов, внесение информации позволяет сформировать акт на освидетельствование скрытой работы в несколько шагов. Из «Журнала работ» выбирается строка с соответствующим видом работы, из списка выбираются ответственные лица, далее по нажатию кнопки автоматически формируется акт. Его можно распечатать в форме, соответствующей РД-11-02-2006, отредактировать, посмотреть и распечатать приложенные к нему сертификаты.
Преимущество использования подобной системы, в том, что для работы не требуется установка программы на ПК, длительное внедрение, покупка лицензий и т.д. Нужно лишь устройство с выходом в интернет. Благодаря этому осуществлять контроль за заполнением журналов, а значит и за ходом строительства и поставками материалов, можно удаленно.

В современном российском строительстве до сих пор работают по старинке, некоторые сотрудники в отдельных компаниях сами придумывают, как можно облегчить работу с исполнительной документацией, используя «подручные средства», такие как электронные таблицы и текстовые редакторы. Без сомнения, в ближайшее время строительная отрасль встанет на путь внедрения современных инструментов для специализированного учета (этот процесс уже начался), поскольку конкуренция высока и выигрывает тот, кто эффективно использует все имеющиеся ресурсы.